Het is voor uw organisatie belangrijk altijd een duidelijk overzicht van de openstaande posten te hebben. De openstaande posten voor debiteuren [Financieel, Debiteuren, Te vorderen,
Openstaande postenlijst] zijn op te vragen in een overzicht 'Te vorderen'.
U kunt een lijst opvragen waarin beknopt de openstaande bedragen per debiteur worden weergegeven of een uitgebreid verslag met meer detailinformatie, bijvoorbeeld betalingscondities. Op dit overzicht zullen zowel de verwerkte als onverwerkte gegevens getoond worden.
Sectie Lay-out
Verslag
Hier kunt u aangeven welk soort verslag u wilt opvragen. U heeft de keuze uit:
- Details: Een uitgebreid overzicht van de openstaande posten met detailinformatie zoals het boekstuknummer en de koers.
- Lijst : Een lijst met de openstaande posten
- BTW kasstelsel: Deze optie is alleen aanwezig wanneer u in de grootboekinstellingen de optie 'Flexibel BTW systeem' heeft aangevinkt. Wanneer u gebruik maakt van het flexibel btw systeem worden de facturen die zijn geboekt met btw-codes waarbij 'BTW kasstelsel' is aangevinkt niet meegenomen bij de btw-aangifte voordat de factuur is betaald. In deze situatie kan het wenselijk zijn dat u de ouderdom van deze facturen afzonderlijk wilt monitoren. Met deze verslag optie beschikt u over deze mogelijkheid. Dit verslag toont alleen de facturen die zijn geboekt met btw-codes waarbij 'BTW kasstelsel' is aangevinkt. Bij het veld 'Ouderdom' kunt u een aantal dagen opgeven zodat u alleen de openstaande facturen die ouder zijn dat het opgegeven aantal dagen wordt getoond.
De overige selectie velden zijn afhankelijk van het soort verslag dat u opvraagt. Bij het opvragen van het verslag 'Details' beschikt u over extra filtercriteria die niet aanwezig zijn wanneer u het verslag 'Lijst' of 'BTW: Kasstelsel' opvraagt.
Sectie Criteria
Sortering
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. U kunt de openstaande postenlijst sorteren op 'Debiteurencode', 'Naam', 'Postcode', 'Classificatie', 'Land' of 'Vervaldatum'.
Tonen: Analytische waarden
Als deze optie is aangevinkt, heeft u de mogelijkheid om binnen de sectie Traject voor Project, Kostenplaats en Medewerker een traject aan te geven. Deze optie is standaard aangevinkt indien u bij 'Rapportage datum' kiest voor 'Rapportage datum'.
Rapportage datum
Hier kunt u aangeven of u de openstaande postenlijst op basis van 'Factuurdatum' Vervaldatum' of 'Rapportage datum' wilt.
Groep
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. U kunt de openstaande postenlijst groeperen op 'Geen', 'Onze ref.' of 'Vervaldatum'.
Ouderdom
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details' en 'BTW kasstelsel.
Bij het verslag 'Details' kunt u deze optie aanvinken om per openstaande post ook de ouderdom de tonen getoond. Verder kunt u hier aangeven welk traject aan dagen u wilt gebruiken om de ouderdom van openstaande posten te bepalen en te tonen.
Bij' het verslag 'BTW kasstelsel' kunt u de gewenste ouderdom van de te tonen facturen opgeven. Dit betreft het aantal dagen dat de factuur al open staat. Het overzicht toont alleen de facturen die langer open staan dan het hier opgegeven aantal dagen. De ouderdom van de posten wordt bepaald op basis van de datum die u bij het veld 'Rapportage datum' heeft geselecteerd.
Factuurvaluta
Als u een vreemde valuta selecteert, worden alleen de posten geselecteerd die in deze valuta zijn ingeboekt. Per openstaande post wordt het factuurbedrag in vreemde valuta en in de standaardvaluta getoond. Aan het einde van het overzicht, wordt een totaaltelling van de openstaande posten in de standaardvaluta getoond. Als u 'Alle' of uw standaardvaluta selecteert, worden alle openstaande posten getoond ongeacht de valutacode.
Referentienummer
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. U kunt de openstaande postenlijst opvragen op de referentienummers 'Alle', 'Onze ref.' of 'Bkst.nr.'. Als u kiest voor 'Alle' dan komen beide referentienummers 'Onze ref' en 'Bkst.nr' op het overzicht.
Extra criteria
Deze knop is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Met deze knop wordt een scherm geopend waarin u extra criteria kunt aangeven.
Koersverschil
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Deze optie is alleen van toepassing als u de module E-Valuta heeft. Als u dit veld aanvinkt, wordt per debiteur van het totaal van de openstaande posten het koersverschil getoond ten opzichte van dezelfde posten in de standaardvaluta.
Per debiteur een nieuwe pagina
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Als u deze optie aanvinkt, wordt voor elke debiteur met een nieuwe pagina begonnen.
Onbekende debiteur uitsluiten
Als u deze optie aanvinkt, wordt de onbekende debiteur niet meegenomen op het overzicht.
Tonen Niet-vervallen bedrag
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Hiermee toont u ook openstaande posten die nog niet vervallen zijn. U heeft zo meer flexibiliteit op het overzicht, u kunt immers ook uitdraaien wat niet vervallen is. Deze optie is alleen actief wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- Bij het veld 'Verslag' dient de optie 'Details' geselecteerd te zijn
- Bij het veld 'Rapportage datum' dient de optie 'Vervaldatum' geselecteerd te zijn
- Bij het veld 'Groep' dient de optie 'Onze ref.' geselecteerd te zijn.
- De optie 'Ouderdom' dient aangevinkt te zijn.
Debiteurgegevens
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Als u deze optie aanvinkt, worden op de openstaande postenlijst gegevens als naam, adres, contactpersoon, telefoonnummer en kredietlimiet getoond.
Alleen met notities
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Als u deze optie aanvinkt, verschijnen alleen de boekingen met notities op de openstaande postenlijst. Deze kunt u dan bijvoorbeeld gebruiken als actielijst.
Verdichten
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Als u deze optie niet aanvinkt, vindt u op de openstaande postenlijst de afboekingen die op een openstaande post zijn gedaan. Als er deelbetalingen zijn gedaan, wordt elke deelbetaling getoond. Als u de optie wel aanvinkt, vindt u alleen het oorspronkelijke en het openstaande bedrag en dus geen afboekingen.
Openstaande posten en notities
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. U kunt notities koppelen aan boekingen. In deze notities kunt u extra informatie over de boeking plaatsen. Met deze optie kunt u aangeven of u deze notities wenst af te drukken. Wanneer u deze optie aanvinkt worden alle openstaande posten afgedrukt ongeacht of deze een notie bevatten. Tevens wordt de notitie afgedrukt. Wanneer u de optie uitvinkt worden alleen de openstaande posten zelf afgedrukt zonder de notitie.
Wanneer u deze optie aanvinkt wordt de optie 'Alleen met notities' automatisch uitgevinkt en inactief.
Sectie Traject
Peildatum
Hier kunt u opgeven voor welke datum u de openstaande posten wilt opvragen, bijvoorbeeld tot het eind van een bepaalde maand. De peildatum die u hier opgeeft, bepaalt ook de ouderdom van de openstaande posten. Als u een datum in de toekomst opgeeft, worden de huidige openstaande posten ook naar relevante ouderdom gecategoriseerd.
Status
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Via deze optie kunt u een openstaande postenlijst genereren voor debiteuren met een bepaalde status, bijvoorbeeld debiteuren met de status 'Actief' of 'Geblokkeerd'.
Soort
Via deze optie kunt u een selectie maken op de debiteuren en/of medewerkers.
Debiteur
Via deze velden kunt u aangeven of u de openstaande posten van een bepaalde debiteur, een reeks debiteuren of alle debiteuren wilt zien. U kunt de debiteurenlijst weergeven door op F5 te drukken of op het vergrootglas te klikken.
Project
Dit veld is alleen actief wanneer u boven in het scherm de optie 'Tonen: Analytische waarden' heeft aangevinkt. Met deze optie kunt u een project of een reeks projecten selecteren. Alleen de mutaties waaraan dit project gekoppeld is worden afgedrukt.
Kostenplaats
Dit veld is alleen actief wanneer u boven in het scherm de optie 'Tonen: Analytische waarden' heeft aangevinkt. Met deze optie kunt u een kostenplaats of een reeks kostenplaatsen selecteren. Alleen de mutaties waaraan deze kostenplaats gekoppeld is worden afgedrukt.
Kostendrager
Dit veld is alleen actief wanneer u boven in het scherm de optie 'Tonen: Analytische waarden' heeft aangevinkt. Met deze optie kunt u een kostendrager of een reeks kostendragers selecteren. Alleen de mutaties waaraan deze kostendrager gekoppeld is worden afgedrukt.
Posten
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Kies 'Alle' om in het overzicht alle openstaande posten mee te nemen, ongeacht hun vervaldatum. Kies 'Vervallen' om alleen openstaande posten mee te nemen waarvan de vervaldatum is verstreken.
Relatiemedewerker
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Hier kunt u eventueel een medewerker als criterium invoeren. Bij het onderhouden van uw debiteuren gaat het om het veld 'Relatiemedewerker' [Financieel, Debiteuren, Onderhouden, knop 'Geavanceerd', tabblad Financieel, sectie Kredietbeheer, veld 'Relatiemedewerker]. Dit geldt alleen voor overzicht voor debiteuren.
Medewerker
Dit veld is alleen actief wanneer u boven in het scherm de optie 'Tonen: Analytische waarden' heeft aangevinkt. Hier kunt u eventueel een medewerker als criterium invoeren. Bij het onderhouden van uw debiteuren gaat het om het veld 'Vertegenwoordiger' [Financieel, Debiteuren, Onderhouden, knop 'Geavanceerd', tabblad Marketing, sectie Diversen, veld 'Vertegenwoordiger']. Dit geldt alleen voor overzicht voor debiteuren.
Tussenpersoon
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Als u tussenpersonen voor de debiteuren heeft gedefinieerd, kunt u deze als criterium gebruiken. U kunt tussenpersonen aan debiteuren koppelen (zie Debiteuren onderhouden).
Scenario
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Als u aan uw debiteuren een scenario heeft gekoppeld, kunt u dat als selectiecriterium gebruiken. Dit geldt alleen voor overzichten voor debiteuren.
Geblokkeerd
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Met deze optie kunt u aangeven of u geblokkeerde posten wel of niet wilt zien.
Betalingswijze
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Hier kunt u de betalingswijze van de debiteur als criterium opgeven. U kunt bijvoorbeeld een overzicht tonen met de openstaande posten van klanten met als betaalwijze 'Incasso'.
Sectie Valuta
Samenvatting: Vreemde valuta
Geeft aan of er onderin het overzicht een samenvatting opgenomen dient te worden voor vreemde valuta.
Wisselkoers, Datum
Dit veld is alleen aanwezig bij het verslag 'Details'. Hier kunt u aangeven of u wilt selecteren op de oorspronkelijke koers van de boeking, de actuele koers of een koers van een historische datum. De historische datum kunt u vervolgens aangeven in het veld 'Datum'.